Jubileumevenement | 700 bezoekers | Eigen terrein

Een jubileumevenement organiseren met een verhaal

Belangrijk voor de opdrachtgever was dat het eigen verhaal (DNA) van Heinen & Hopman in zoveel mogelijk elementen en details doorvertaald werd. Grootsheid zit ‘m vaak in het kleine. Details maken het event. Een succesvolle ‘kapstok’ ligt in het verlengde van de corporate story, de doelstelling(en) en ambities van de organisatie en past in de belevingswereld van de doelgroep(en).

Een volledig geïntegreerd communicatietraject zorgde ervoor dat het verhaal al in een vroeg stadium geladen werd. Een op maat gemaakt jubileumlogo en animatie, gecombineerd met een countdown getoond op grote schermen in de organisatie, zorgde in het voortraject al voor de nodige reuring. Het verhaal kwam tot leven.

Middels diverse mediakanalen werd het verhaal in verschillende fasen verder uitgerold. Het verhaal werd tijdens het jubileumevent doorvertaald en verankerd middels de inzet van de meest uiteenlopende vormen van live entertainment op maat. Alle componenten met betrekking tot het eventconcept samen vormden zo één synergetisch geheel en vertelden het verhaal wat paste binnen de belevingswereld van de doelgroep.

Binnen enkele dagen na afloop van het jubileumevenement konden alle genodigden de foto’s én een exclusieve aftermovie bekijken. De spectaculaire aftermovie zorgde uiteindelijk voor een heuse ‘doorvertelfactor.’ Niet alleen intern, maar ook extern werd de video veelvuldig en vol trots gedeeld. Nog lang werd er gesproken (onder andere in diverse media) over deze mijlpaal van dit bedrijf.

Jubileumevenement op eigen terrein

Deze opdrachtgever had heel goed door dat een jubileumevenement organiseren op eigen terrein volledig buiten de WKR valt en financiële voordelen oplevert. De WKR-regeling is dan uiteindelijk ook doorslaggevend geweest om het jubileumevenement op eigen terrein te organiseren. Naast financiële voordelen was de factor beleving ook een essentieel onderdeel van dit eventconcept.

Uit ervaring weet ik dat pijlers als saamhorigheid, waardering en trots tijdens een event op eigen terrein (nog) sterker voelbaar zijn en beleefd worden. Een event op eigen terrein geeft een extra dimensie, het zorgt in de meeste gevallen voor een WOW-effect. Men vindt het vaak bijzonder de eigen werkplek te zien transformeren naar een eventlocatie.

Het lege parkeerterrein van de medewerkers transformeren naar een compleet ingerichte eventaccommodatie heeft vier dagen in beslag genomen. Tijdens deze fase is gedacht aan een alternatief parkeerplan en werd rekening gehouden met het laden en lossen van vrachtverkeer. Een event op eigen terrein moet zo min mogelijk overlast opleveren voor de dagelijkse gang van zaken. Strakke logistieke planning, opbouwdraaiboeken en uiteraard de benodigde risico-inventarisaties en veiligheidsplannen, zowel voor de op- en afbouw zijn kritische succesfactoren.

Benieuwd naar hoe een dergelijk (opbouw)proces verloopt? Bekijk de eventvideo waarin een ‘time lapse’ van een 4-daagse opbouw wordt getoond voor dit jubileumevenement op eigen terrein.

Een jubileumevenement is meer dan een event

Ik geloof dat een jubileumevenement al start voor het begin en niet stopt aan het eind. Om meer uit een event te halen, voor tijdens en na, pleit ik dan ook graag voor een inzet van een veelzijdig (live) communicatietraject. Bij het organiseren van het bedrijfsjubileum voor Heinen & Hopman heb ik het bewijs kunnen leveren wat de kracht is van een dergelijk traject. Het event is niet slechts één momentopname, of een medium waarmee boodschappen ‘geforceerd’ uitgezonden moeten worden.

Events, in dit geval het jubileumevent, zijn een krachtig middel dat mensen live bij elkaar brengt, verhalen tot leven brengt en mensen in beweging zet. In dit geval heeft de opdrachtgever het jubileum aangegrepen om het ‘wij-gevoel’ te versterken en mensen (opnieuw) te verbinden met de kern én de toekomst van de organisatie. Daarnaast heeft het de emotie, warmte en de menselijke factor van de organisatie laten zien.

Spraakmakend jubileumevenement

Inzet van diverse vormen van entertainment (op maat), topartiesten, een breed scala aan exclusieve culinaire hoogstandjes en ‘live cooking’, maakte dit jubileumevent spraakmakend. De persoonlijke touch kwam onder andere terug in het kleurgebruik van de inrichting, de persoonlijke ontvangst door de Juffertjes in ’t Groen en een op maat gemaakte openingsshow.

Letterlijk aan alle details was gedacht, van origineel jubileumlied, een jubileumlogo op de kleding van de cateraars en de servetten tot de inzet van stijlvolle serveersters, die de gasten de gehele avond van Sonnema Beerenburg (hét lokale drankje) voorzagen. Nog maar gezwegen over de afsluitact van dit event: ‘het geheime wapen’.

‘Het geheime wapen’

Gezien de doelstelling(en) van de organisatie, de doelgroep en het soort event is gekozen voor een spectaculaire afsluiting. Gebruikelijk is het niet, maar spraakmakend zeker wel. Een DJ of DJ in combinatie met MC als afsluiting van een event. Dit geheime wapen zet ik graag bij evenementen in, maar ook steeds meer in, voornamelijk bij de corporate festivals.

Je ziet dat ook in het ‘corporate landschap’ een duidelijke ontwikkeling gaande is wat betreft de soorten evenementen en de invulling (wensen/behoefte) van deze evenementen. Overigens is hier een logische verklaring voor. De nieuwe generatie, opgegroeid met grote festivals, stroomt langzaamaan het bedrijfsleven in. Wil je aansluiting vinden bij deze sterk groeiende doelgroep dan is het zaak om hier op in te spelen. Dit jubileumevenement is hier een goed voorbeeld van. Een groot deel van deze doelgroep was namelijk in verhouding relatief jonger. Reden dus dat gekozen is voor een DJ in combinatie met MC als spectaculaire afsluiting. Ik weet wat de heren in huis hebben en sta er zelf ook telkens weer versteld van wat voor effect en impact dit heeft op een corporate event.