Kick-off
event

Echte meerwaarde creëren tijdens een kick-off event?

 

Voor je het weet is het alweer zover! De tijd vliegt. Het wordt vroeger donker, de avonden worden langer; de wintertijd is in aantocht. Het einde van het jaar is in zicht en het nieuwe jaar staat voor de deur. Het is de tijd van de eindejaarsfeesten, kerstborrels of nieuwjaarsevenementen.

 

Een nieuwjaarsevenement zien we vaak in de vorm van een kick-off event (kick-off meeting) georganiseerd worden. Organisaties zien het begin van een nieuw jaar vaak als hét moment om terug te blikken op dat wat bereikt is, maar vooral ook om de toon te zetten voor de toekomst. Heeft jouw organisatie (lees: heb jij de verantwoordelijkheid) de ambitie een kick-off event te organiseren? Dan is deze blog zeker iets voor jou.

Een goed verhaal geeft betekenis, richting en schept eenheid; de basis voor toekomstige groei.

Aaron Jansen | strategisch & creatief partner

Betrek mensen actief bij de kern en de toekomst van de organisatie
Snelle ontwikkelingen in de samenleving en economie leiden telkens weer tot veranderende eisen aan organisaties. Ook bij onze opdrachtgevers hebben wij afgelopen jaar een verandering in het marketingdenken en -doen kunnen zien én voelen. Marketing is tenslotte een weerspiegeling van de manier waarop onze maatschappij georganiseerd is en functioneert. Reden te meer om mensen actief te betrekken bij de kern en de toekomst van de organisatie.

Zonder verhaal heb je niets te vertellen
Mensen denken in termen van verhalen. Een goed verhaal (corporate story) spreekt tot de verbeelding en heeft een doorvertelfactor. De organisatie krijgt hierdoor een menselijke maat waardoor het voor de medewerkers, klanten/relaties en aandeelhouders mogelijk wordt zich te identificeren met de organisatie en er zelfs trots op te zijn. Het verhaal geeft betekenis, richting en schept eenheid.

25 jaar ervaring heeft ons laten zien dat eventconcepten met een verhalend vermogen resulteren in events met een extra dimensie. Verhalen van de organisatie komen zo tot leven. Een corporate story vertelt wie de organisatie is, hoe het zo geworden is en waar het naar op weg gaat. Wanneer betrokkenen zich kunnen herkennen in de corporate story dan zal dit resulteren in een grote ‘doorvertelfactor.’ En dat is wat iedere organisatie en/of merk wil. Het zijn namelijk de verhalen die ons binden, het zet mensen in beweging.

Hoe je hét (actuele) verhaal van jouw organisatie boven tafel krijgt, lees je in onderstaande tips:

  • Vraag medewerkers waarom ze voor de organisatie werken. Hier komen vaak interessante, maar ook verrassende verhalen naar voren. Verhalen die niet op het salaris doelen, maar de intrinsieke motivatie.
  • Vraag eigenaren/directie naar de ‘why’ (Simon Sinek). Zij hebben vanuit hun ziel en zaligheid de organisatie opgebouwd. Waarom doen ze wat ze doen? Waar is het ooit allemaal om begonnen?
  • Betrek klanten (interviews) bij het ontwikkelen van de corporate story, dit geeft vaak interessante (objectieve) inzichten.
  • Organiseer creatieve workshops gebaseerd op visueel denken (Case WSD)
  • Welke trends/ontwikkelingen zijn nu relevant én hoe speelt de organisatie hier op in?
  • Zijn er nieuwe producten en/of diensten die worden gelanceerd? Zijn er (grote) verander- verbetertrajecten en/of bijzondere gebeurtenissen?

Een gezamenlijke bijeenkomst, de zogenaamde kick-off, in het begin van het nieuwe jaar is een uitgelezen mogelijkheid om terug te blikken, maar vooral ook om de toon te zetten voor de toekomst. De kick-off is hét moment om relevante items en/of het verhaal van de organisatie te actualiseren, opnieuw te laden en te verankeren. Het versterkt het wij-gevoel; het betrekt mensen bij de kern en de toekomst van de organisatie.

Niet alleen tijdens, maar ook voor én na het event.
Een kick-off event krijgt meer betekenis als het onderdeel uitmaakt van een grotere, strategische boodschap. Het inzetten van een veelzijdig communicatietraject is hierbij een essentieel (niet te onderschatten) onderdeel van het eventconcept. Het op de juiste manier en op de juiste momenten inzetten van het communicatietraject zorgt ervoor dat het verhaal en een of meerder boodschap(pen) al in een vroeg stadium worden gecommuniceerd, beleefd en geladen. ‘Feel-Good-Communicatie’ en ‘social buzz’ in het voortraject via diverse mediumkanalen zorgen voor de nodige reuring. Mensen worden zo in een vroeg stadium betrokken wat resulteert in meer draagvlak en uiteindelijk een hogere opkomst. Enkele tips voor het communicatietraject:

  • Met een (veelzijdig) communicatietraject bedoelen we niet (alleen) het mailtje dat naar de outlook groep “hele organisatie” gaat. Begin met een prikkelende teaser met een doorverwijslink naar een op maat gemaakte landingspagina. Op deze landingspagina worden eerste teasers gecommuniceerd. Men kan zich inschrijven en er kunnen eventueel specifieke wensen worden opgeven.
  • De landingspagina kan in het verlengde liggen van de eigen website (herkenbaar en betrouwbaar). Dit online platform biedt de mogelijkheid om voor, tijdens én na het event te communiceren met alle betrokkenen.
  • Uiteraard kan de fysieke uitnodiging niet ontbreken in het gehele traject.
  • Als extra teaser kan ook nog een live (guerrilla) actie binnen de organisatie georganiseerd worden.

We kick it off, you keep it rolling!
Naast een goed verhaal is de programmering bepalend voor het succes van een kick-off event. Een plat programma werkt niet. Het programma moet complementair zijn aan het verhaal (DNA organisatie) en/of aansluiting vinden met mogelijk gestelde doelstellingen vanuit de marketingmix. Alles moet kloppen. Een kick-off event kan de organisatie enorm veel opleveren, maar het is een échte uitdaging om mensen op de juiste manier te mobiliseren, te enthousiasmeren en te inspireren. Het verschil tussen een stoffige, reguliere bijeenkomst wat ervaren wordt als het ‘jaarlijkse moetje’ of een spraakmakend kick-off event dat juist flink stof doet opwaaien zit ‘m met name in inlevingsvermogen, ervaring en creativiteit. Hoe je het “jaarlijkse moetje” voorkomt lees je in onderstaande tips:

  • Bedenk en realiseer dat de fameuze ‘return on investment’ (altijd) begint met investeren in een goed idee ontstaan uit creativiteit.
  • Construeer en vertaal hét verhaal (corporate story) op relevante en inspirerende wijze naar een spraakmakend kick-off event. Vergeet het communicatietraject niet!
  • Kruip in de huid van de doelgroep. Beantwoord met het programma de bezoekersvraag “What’s in it for me?” De directie wil graag een boodschap overbrengen, maar is dit voldoende? Denk aan een inspirerend programma dat een extra stimulans vormt om te komen. Een bekende cabaretier, spectaculaire openingsact of bijzondere catering.
  • Zorg voor een toffe give-away. Denk bijvoorbeeld aan een VR-bril die 2 weken na het event fysiek wordt nagestuurd. Met deze bril kan het event middels een 360graden video herbeleefd worden. Een mooie follow-up.

Echte meerwaarde creëren tijdens een kick-off event kan bereikt worden op veel verschillende manieren. Het spreekt vanzelf dat iedere organisatie hier zijn eigen interpretatie aan kan geven; wél is het altijd maatwerk. Samen met onze opdrachtgevers zoeken we de verdieping op wat leidt tot betekenisvolle inzichten. Deze inzichten, denkkaders en een juiste mindset vormen de basis voor het (actuele) verhaal van de organisatie en het uiteindelijk te organiseren eventconcept. Een goed verhaal geeft namelijk betekenis, richting en schept eenheid; de basis voor toekomstige groei.

Benieuwd naar wat voor soort kick-off eventconcept onze creatieve professionals voor jouw organisatie kunnen bedenken en ontwikkelen? Neem dan contact met ons op, of stuur ons een berichtje.