.

Evenementenbureau selecteren? Hoe ziet de ideale pitch eruit?

 

Een evenement organiseren en evenementenbureau selecteren? Een pitch uitschrijven lijkt makkelijk. Je doet wat onderzoek naar bureaus en stuurt ze een briefing. Je wacht een paar weken en kiest de beste of goedkoopste. Maar, is dit dé manier? Hoe schrijf je nu eigenlijk een goede pitch uit? Wat zijn richtlijnen en hoe haal je meer uit jouw pitch?

 

Het is belangrijk te weten dat de pitch en een goed briefingsdocument de basis vormen voor het succesvol organiseren van jouw evenement. Meer weten? Scroll dan naar beneden.

Een ‘vaste’ partner is vertrouwd, een nieuwe is objectief en heeft een frisse kijk. Ga voor de juiste expertise én de klik.

Team MarQuis evenementen

Evenementenbureau selecteren en pitch uitschrijven?


We draaien intussen alweer ruim 25 jaar mee in de evenementenbranche en zolang wij ons kunnen herinneren schrijven opdrachtgevers ‘bureaucompetities’ uit. Evenementenbureaus uitgenodigd voor een soort onderlinge ‘wedstrijd’ om een voorstel en bijbehorende offerte te doen bij een door de opdrachtgever uitgegeven briefing.

Pitchen doe je niet zomaar. De belangen zijn vaak groot. Voor de opdrachtgevende partij maar ook voor evenementenbureaus. Deze maken veel werk van een pitch, er wordt veel tijd (40uur is niks), kennis en creativiteit geïnvesteerd aan de pitch. Pitchen kan leuk zijn en is goed voor de creativiteit én business. Maar wel als de pitch goed is opgezet: download daarom ons briefingsdocument verder op in deze blog.

Evenementenbureau selecteren
Wij begrijpen dat opdrachtgevers eerst willen ‘proeven’ wat een evenementenbureau in huis heeft voordat ze zich committeren aan een samenwerking voor de lange(ere) termijn. Ook snappen wij dat bureaus veelal vergeleken worden op inhoudelijk en creatief niveau. Iedereen heeft toch een soort van eigen signatuur, nietwaar?

Wij doen graag mee aan pitchen, maar er zijn wel enkele criteria die (ook) wij belangrijk vinden. Daarom hebben we een lijstje met richtlijnen opgesteld waar iedereen blij van wordt. Zo haal jij meer uit jouw pitch en voorkomen wij teleurstelling achteraf.

Richtlijnen waardoor je meer rendement uit je bureaupitch haalt:

  • Pitch een relatie, niet enkel alleen voor ideeën;
  • Pitch-team: geen ‘8-team’, maar ‘A-team’;
  • Evenementenbureau selecteren? Schrijf een goede briefing;
  • Maak eerst (persoonlijk) kennis;
  • Geef duidelijkheid over budget;

Pitch een relatie, niet enkel alleen voor ideeën
Een pitch moet geen manier zijn om ‘goedkoop’ aan ideeën te komen. Zie de pitch als vertrekpunt voor een fijne en succesvolle samenwerking. Als organisatie bepaal je je koers, doelstellingen en behoefte(n). Op basis van je ‘eisenpakket’ maak je een voorlopige selectie van potentiële evenementenbureaus en doe je verder onderzoek om de bureaus (nog) beter te leren kennen. Op basis van je onderzoek maak je een definitieve selectie die je uitnodigt voor de pitch. Ga voor de juiste expertise en de klik! Samen ga je namelijk een intensieve samenwerking tegemoet.

Pitch-team: geen ‘8-team’, maar ‘A-team’
Wie moeten er tijdens de pitch (bureaucompetities) aan tafel zitten? Ook daarover wordt nogal eens gediscussieerd. Het antwoord is echter vrij eenvoudig: het hangt 100% af van het soort (event)project. De samenstelling van een projectteam (comité) voor een jubileum is overwegend anders als voor een personeelsevent, incentive of klant-relatiedag.

Daarnaast toont de praktijk (vaak) aan dat een groter team niet per definitie van meerwaarde is. Een ‘evenwichtig’ samengesteld team werkt daarentegen vaak wel effectief, efficiënt en zorgt voor meer daadkracht: geen ‘8-team’, maar ‘A-team.’ Zorg voor de juiste mensen op de juiste plek en een duidelijke taakverdeling. Dit voorkomt vertraging en ergernis.

Schrijf een goede briefing
Open deur natuurlijk. Maar hier valt veel winst te behalen. Hoe beter de briefing, hoe beter het uiteindelijke eventconcept (voorstel). Een goede briefing bevat naast randvoorwaarden ook veel relevante zakelijke informatie over de organisatie, de bedrijfscultuur, feitelijke informatie zoals het aantal medewerkers, producten/diensten die de organisatie levert en laatste relevante trends en ontwikkelingen.

Daarnaast is het natuurlijk zaak dat alle verwachtingen en behoeften duidelijk geformuleerd worden: zie briefingsdocument. Bedenk goed wat de échte wensen zijn; wat is de vraag achter de vraag? Het moet volledig duidelijk zijn wat de vraag behelst. Er is veel mogelijk, maar je krijgt maar één kans om het samen goed te doen!

Maak eerst (persoonlijk) kennis
Wat ons betreft het belangrijkste punt van allemaal. We kunnen geen relevant en doelgericht eventconcept bedenken en ontwikkelen als we geen idee hebben voor wie we dat doen? Daarnaast is het ontzettend belangrijk een persoonlijke klik te hebben daar je een relatief intensieve samenwerking met elkaar aangaat.

Als er geen klik is, heeft pitchen weinig zin. Daarentegen resulteert een juiste ‘match’ in het bedenken, ontwikkelen en organiseren van een succesvol evenement. Alvast een eerste korte kennismaking met MarQuis evenementen?

Bekijk hier ons interview bij het programma ‘Nederland heeft het’ (RTL4).

Geef duidelijkheid over budget
Veel opdrachtgevers zijn voorzichtig met het geven van een budget. Niet nodig, in tegendeel zelfs! Voor ons (evenementenbureaus), is het van groot belang inzicht te krijgen in het budget. Zo kunnen namelijk de best mogelijke oplossingen bedacht worden binnen het budget.
 Het budget toch niet exact communiceren? Geef dan in ieder geval een goeie indicatie.

De succesfactor van een pitch
Wat bepaalt dan of een pitch wel of niet succesvol is? Eigenlijk is dat heel simpel: context, het geheel moet kloppen. Zijn daar regels voor? Nee, maar wel veel ‘how-to’ lijstjes. Laat niets aan het toeval over, download hier een compleet briefingsdocument. Zo haal jij het meeste rendement uit jouw pitch.

Alleen wanneer beide partijen helder op hun vizier hebben waarom de investering in elkaar het waard is wordt het een succes. Dat gaat niet alleen over geld, dat gaat ook over een persoonlijke klik en vertrouwen in een langdurige samenwerking. Zie het briefingsdocument als een blauwdruk voor een juiste samenwerking en uiteindelijk succesvol evenement.

Laat niets aan het toeval over!
Meer uit je evenement halen? Download dan ter voorbereiding ons, (online) briefingsdocument en visiedocument en doorloop (samen met collega’s) alle belangrijkste stappen. Hierdoor leg je de basis voor het succesvol organiseren van jouw evenement.

Vragen of vrijblijvende brainstormsessie plannen? Dan is dit de eerste juiste klik.