Evenementenlocatie kiezen?

Hoe zoek en kies je de juiste locatie voor je evenement?

Het locatieaanbod in Nederland is enorm, de ene locatie nog unieker dan de ander. Van belang is je zoektocht goed en gestructureerd aan te pakken. Met gestructureerd bedoelen we een aanpak dat je je zoekgebied en het aantal potentiële evenementenlocaties snel verminderd (trechtereffect) wat resulteert in een ‘shortlist’ van potentiële geschikte evenementenlocaties. Bekijk en beoordeel deze shortlist kritisch waarna je vervolgens enkele locatiebezoeken inplant.

De volgende checklist geeft je een gestructureerde aanpak en helpt je op weg naar het zoeken en kiezen van dé juiste evenementenlocatie:

Stap 1: juiste evenementenlocatie zoeken? Begin intern!

Intern is vaak al een schat aan kennis en ervaring aanwezig. Een inventarisatie van waar in het verleden evenementen reeds zijn georganiseerd en dus hebben plaats gevonden kan waardevolle en interessante inzichten opleveren.

Wat waren succesvolle, maar vooral de minder succesvolle evenementenlocaties? En waarom?! Wat maakte dat de ene evenementenlocatie meer succesvol was dan de ander? Dit soort inzichten geven al een heel goede basis over wat voor jouw organisatie belangrijke en relevante criteria zijn voor een juiste evenementenlocatie.

Stap 2: evenementenlocatie zoeken; verklein je zoekgebied

Naast de ervaringen en criteria uit stap 1, is de geografische ligging de meest logische en effectieve bepalende stap voor het vinden van een geschikte evenementenlocatie.  Deze stap maakt dat je je zoekgebied snel drastisch kunt verkleinen. Vaak is de wens en/of eis een voor de doelgroep ‘centraal’ gelegen evenementenlocatie. In de meeste gevallen verklein je hiermee je zoektocht naar één (of enkele) specifieke provincie(s).

Stap 3: evenementenlocatie zoeken; capaciteit en grootte?

In deze specifieke provincie(s) ga je op zoek naar een evenementenlocatie die voldoet aan de capaciteit en grootte. Dit is afhankelijk van de te verwachten aantal genodigden. Uiteraard is mijn locatieboek niet onuitputtelijk, enkele sites die ook zeker geschikt zijn voor je zoektocht naar een geschikte evenementenlocatie zijn; Locaties.nl, de nationale locatie site en inspiratie op locatie.

Stap 4: evenementenlocatie; type evenement, sfeer en uitstraling?

Het type evenement is vanzelfsprekend een belangrijk aspect voor de keuze van de juiste evenementenlocatie. De uitstraling van een locatie is sterk sfeerbepalend en heeft dus veel invloed op hoe de doelgroep het evenement zal beleven. Past de locatie bij de functie van je evenement? Roept de locatie de juiste sfeer op? Biedt de locatie de gelegenheid om aanpassingen te doen om de juiste sfeer en uitstraling van je evenement te realiseren? Maak hierin heel bewuste keuzes. Het is een sterk bepalende factor voor het succes van een evenement.

Stap 5: evenementenlocatie; ruimtes, routes, plenaire mogelijkheden?

Een gezamenlijke aftrap, officiële opening, speech directie het zijn dit soort onderdelen dat een plenaire mogelijkheid vereist van een evenementenlocatie. Beslis in een vroeg stadium of een plenaire mogelijkheid wenselijk is voor je evenement, dit is namelijk alles bepalend voor het kiezen van de juiste evenementenlocatie. Niet alle locaties bieden namelijk deze mogelijkheid. Een belangrijk aandachtspunt dus!

Daarnaast zijn uiteraard de verdeling van de ruimtes, de aantal vierkante meters per ruimte en de interne routes belangrijk om goed in kaart te brengen. Bekijk kritisch of de diverse ruimtes en interne routes geschikt en complementair zijn voor het te organiseren evenement. Inventariseer ook goed wat de horecafaciliteiten zijn én informeer of er verplicht gebruik moet worden van ‘vaste leveranciers’ zoals voor catering en techniek bijvoorbeeld. Bekijk daarnaast ook goed hoe de bereikbaarheid is voor zowel auto (parkeermogelijkheden) als het openbaar vervoer.